Op steeds meer terreinen van informatiemanagement wordt er binnen de IJmond regionaal samengewerkt. Periodiek vindt er IJmondiaal afstemmingsoverleg plaats en is er een regionale projectenkalender opgesteld. Kennis en ervaring op o.a. informatiebeveiliging, privacy en informatievoorziening worden actief gedeeld met de andere gemeenten. Het hieronder genoemde Burgeronderzoek is een concreet voorbeeld van de samenwerking.

Basisregistraties

De gemeente Velsen heeft het merendeel van de basisregistraties ingevoerd of is erop aangesloten. Een basisregistratie is een door de overheid officieel aangewezen registratie met gegevens die door alle overheidsinstellingen verplicht worden gebruikt bij de uitvoering van publiekrechtelijke taken. In 2017 is Velsen aangesloten op de Landelijke Voorziening WOZ – het sluitstuk van de invoering van de Basisregistratie Waardering Onroerende Zaken (WOZ). Ook is aangesloten op de Landelijke Voorziening BGT waarmee de invoering van de Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT) is afgerond. Daarna is gestart met het integreren van de beheerkaarten voor de openbare ruimte in de BGT.

Open data – digitale, vrij beschikbare informatie

In 2017 zijn er nieuwe thema's beschikbaar gesteld via het gemeentelijke geoportaal , zoals een overzicht met stemlokalen (inclusief stembus) voor de komende verkiezingen en een overzicht van de projecten in de openbare ruimte.

Generieke Digitale Infrastructuur (GDI)

In 2017 is Velsen voor de belastingaanslagen aangesloten op de Berichtenbox van Mijn Overheid. Ook heeft Velsen voorbereidingen getroffen om digitale post beschikbaar te stellen via de Berichtenbox aan burgers die zorg ontvangen. De Berichtenbox is de digitale brievenbus onder Mijn Overheid.nl waar burgers digitale post van overheidsorganisaties kunnen ontvangen.

Statistiek, Onderzoek en Informatievoorziening

Velsen in Cijfers is verder verbeterd, de rubriek “meest geraadpleegd” is toegevoegd en de belangrijkste functies zijn toegankelijk via duidelijke iconen. Bij het onderdeel ‘gemeentenvergelijking’ hebben de onderwerpen inkomens, werkgelegenheid, onderwijs en sociaal domein meer aandacht gekregen.

De Leefbaarheidsmonitor heeft plaatsgemaakt voor de Veiligheidsmonitor en het Regionaal Burgeronderzoek. Onderwerpen uit de Leefbaarheidsmonitor zijn verdeeld over beide onderzoeken. In juli is de rapportage opgeleverd van de Veiligheidsmonitor. Voor Velsen was dit de eerste keer. Met de Veiligheidsmonitor sluit Velsen aan op landelijke onderzoeken. In de IJmond heeft het Regionaal Burgeronderzoek plaatsgevonden. In dit onderzoek zijn vragen gesteld aan burgers over (buurt)participatie, sociale cohesie en samenredzaamheid. Als basis voor dit onderzoek is de Burgerpeiling van KING (KwaliteitsInstituut Nederlandse Gemeenten, vanaf 2018 VNG-realisatie genaamd) gebruikt. Ook is gestart met de opzet van de WoonZorgWelzijn-Monitor voor de IJmond. De WZW-Monitor brengt vraag en aanbod van wonen, zorg en welzijn letterlijk in kaart.

In 2017 is er een trainee informatieanalist in dienst gekomen. Deze is gestart met de ontwikkeling van wijkprofielen, waarin per wijk diverse aspecten van leefomgeving, veiligheid, gezondheid, participatie en voorzieningenniveau in hun onderling verband inzichtelijk worden gemaakt.

Informatiebeveiliging

Het afgelopen jaar heeft voor een groot deel in het teken gestaan van ENSIA (Eenduidige Normatiek Single Information Audit), de systematiek om verantwoording af te leggen over informatiebeveiliging bij gemeenten. Deze systematiek is ontwikkeld om in één keer verantwoording af te kunnen leggen aan de gemeenteraad en toezichthouders bij de Rijksoverheid en is dit jaar voor de 1e keer gebruikt. Er zijn, door meerdere afdelingen, ruim 400 vragen over informatiebeveiliging bij Velsen beantwoord. De Baseline Informatiebeveiliging Nederlandse Gemeenten (BIG) was daarvoor het kader. Uit de beantwoording blijkt dat Velsen gemiddeld voor ca. 60% aan de normen voldoet. De resultaten zijn verwerkt in een rapportage die voorgelegd wordt aan de gemeenteraad.

Het college legt een verklaring af aan de Ministeries van BZK en SZW over de beveiliging rondom DigiD en Suwinet. Een onafhankelijke IT-auditor controleert de verklaring, dit leidt tot een assurance-rapport met de bevindingen van de auditor. De verklaring en het assurance-rapport worden ter beschikking gesteld aan de toezichthouders. De verklaring maakt tevens deel uit van de rapportage aan de gemeenteraad. Het assurance-rapport wordt daar als bijlage aan toegevoegd.

Digitaal zaakgericht werken

Zaakgericht werken is een middel om de dienstverlening en de efficiency te verbeteren, de toegankelijkheid van informatie te optimaliseren en kosten te besparen. Op de Griffie na zijn, voor de afhandeling van de post, alle afdelingen aangesloten op het zaaksysteem. De wensen van de organisatie voor de doorontwikkeling van het zaakgericht werken zijn geïnventariseerd en geprioriteerd. In 2018 worden deze opgepakt en wordt ook de Griffie aangesloten. Het doorontwikkelen van het zaakgericht werken is noodzakelijk om de kwaliteit van het digitale informatiebeheer te waarborgen.

Informatievoorziening zorg

De informatievoorziening voor de zorg is verder verfijnd en doorontwikkeld. Dienstverleningsprocessen, informatiebeveiliging en informatie-uitwisseling met zorgaanbieders is verbeterd. Er heeft een aanbesteding plaatsgevonden voor de te leveren zorg in 2018 en 2019 en er is voor de Jeugdzorg besloten om vanaf 2018 te gaan werken met facturatie in plaats van bevoorschotting. Het aanpassen en testen van de systemen voor deze nieuwe situatie heeft veel tijd gekost.

Archiefinspectie

De provinciale archiefinspecteur heeft, net als  in voorgaande jaren, de uitvoering van de archiefwet –en regelgeving bij de gemeente Velsen beoordeeld met de status ‘redelijke adequaat’. Het archief is zo goed als actueel; Het 'Handboek Vervanging' is in concept klaar (het handboek beschrijft hoe Velsen geheel digitaal kan gaan werken en archiveren) en het calamiteitenplan archiefruimten is in werking getreden (dit plan beschrijft wat er moet gebeuren met analoge en digitale archiefstukken in het geval van een calamiteit). Het zowel analoog als digitaal archiveren is erg tijdrovend en heeft ertoe geleid dat er keuzes zijn gemaakt bij de overige zaken die zijn opgepakt.

Automatisering

Op het gebied van de informatie- en communicatietechnologie (ICT) was het een lastig  jaar. Er waren veel verstoringen in de ICT-dienstverlening en, omdat ICT voor de bedrijfsvoering van Velsen steeds belangrijker wordt, was de impact van deze verstoringen ook groter dan voorheen. De eisen die aan de ICT-ondersteuning worden gesteld zijn toegenomen, de ontwikkelingen op dit gebied gaan steeds sneller en ICT wordt complexer. Wet- en regelgeving op het gebied van privacy en gegevensbescherming zijn aangescherpt en er vond meer toezicht plaats. Zoals gesteld in de regionale informatievisie 2016-2020 moet de ICT ook meer beschikbaar zijn (24x7).

Het effect van de aantrekkende economie was merkbaar op de arbeidsmarkt. Medewerkers vertrokken en het lukte niet om deze vacatures in te vullen met vast personeel. Hierdoor was Velsen genoodzaakt om (relatief duur) extern personeel in te huren. In de 1e Burap is hier extra budget voor aangevraagd. Ondanks bovenstaande is het gelukt om de achterstand op het onderhoud van de ICT-infrastructuur te verminderen maar de achterstand is nog steeds groot. Mede door meer direct contact te zoeken met de organisatie en aan de organisatie te vertellen wat er speelt op het gebied van ICT is de dienstverlening verbeterd.

Al met al zijn de kosten voor ICT het afgelopen jaar flink toegenomen, dit is een landelijke trend die ook voor de komende jaren op zal gaan, Velsen is hierin niet uniek. In de 2e Burap is hierop gewezen en is aangegeven dat daardoor de budgetten voor ICT niet toereikend waren.